Merumuskan Perencanaan adalah fungsi dasar manajemen, termasuk dalam hal ini Perencanaan dalam manajemen keperawatan merupakan suatu tugas prinsip dari semua manajer dalam divisi keperawatan.
Menurut Fayol, perencanaan merupakan elemen pertama dari manajemen. Konsep Fayol memudahkan cara perencanaan sumber dan seleksi dari pendekatan yang baik untuk mencapai tujuan.Perencanaan harus didasarkan pada tujuan yang harus didasarkan pada tujuan diantaranya produk apa yang akan diberikan kepada masyarakat.
Menurut Urwik perencanaan memberikan informasi untuk mengkoordinasikan pekerjaan secara akurat dan efektif. Suatu rencana yang baik harus berdasarkan pada sasaran, bersifat sederhana, mempunyai standar, fleksibel, seimbang dan menggunakan sumber-sumber yang tersedia terlebih dahulu.
Pada artikel singkat ini kita akan membahas lebih lanjut tentang perencanaan dalam manajemen: mencakup batasan perencanaan, tujuan perencanaan, karakteristik perencanaan, elemen perencana, perencanaan strategis dan tindakan perencanaan praktis
Diharapkan dengan adanya bekal pengetahuan tentang perencanaan dalam manajemen keperawatan, maka dalam pemberian asuhan keperawatan dapat membantu menjamin bahwa klien akan menerima pelayanan yang mereka butuhkan dan diberikan berdasarkan kaidah proses keperawatan yang memuaskan.
Perencanaan Dalam Manajemen Keperawatan
Batasan Perencanaan
Menurut Newman "planning is deciding in advance what is to be done" atau memutuskan apa yang akan dilakukan sebelum melaksanakan suatu kegiatan atau sebelum terjadi.
Sedangkan menurut A.Allen "planning is the determination of a course of action to achieve a desired result" atau menentukan suatu tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (what) siapa (Who) kapan (When) dimana (Where) mengapa (why) dan bagaimana (How).
Jadi perencanaan dalam manajemen keperawatan adalah fungsi seorang manajer keperawatan yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.
Tujuan Perencanaan
Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan banyak tujuan perencanaan dalam manajemen. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial.
Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
Tujuan merumuskan perencanaan dalam manajemen yang ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam organisasi.
Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja organisasi atau unit.
Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dalam manajemen dengan kinerja tim atau organisasi.
Sasaran merupakan segala sesuatu yang ingin dicapai atau dituju oleh individu dan organisasi. Menurut R. Molz. "How Leaders Use Goals. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.
Sasaran Perencanaan
Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan ''stated goals'' dan sasaran riil. Stated goals dinyatakan dan di pulikasikan keapada masyarakat luas sebagai tujuan organisasi.
Sasaran seperti ini dapat dilihat di rencana pengembangan dan rencana kerja Tim atau unit, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen.
Seringkali ''stated goals'' ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan ''stakeholder'' Tim atau unit. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh Tim atau unit. Sasaran riil bisa diidentifikasi melalui kegiatan dan tindakan tim dan organisasi.
Secara umum organisasi menggunakan dua pendekatan utama dalam mencapai sasaran yaitu pendekatan tradisional dan pendekatan Managemen by Objektive (MBO).
Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan trasisional, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (''subgoals'') yang lebih terperinci. Sampai pada tingkat yang paling bawah instruksi dan saran akan lebih spesifik dan bersifat teknis.
Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar Tim atau unit. Kendala utama yang sering terjadi adalah pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan.
Pada beberapa kasus sering kali terjadi mis interpretasi instruksi dan sasaran. Biasanya Top manajer mengeluarkan instruksi yang bersifat normatif dan strategis. Begitu turun ke level menengah, harus bisa di terjemahkan secara operasional.
Jika penerjemahannya tepat, maka instruksi dan sasaran akan tercapai. Tapi jika penerjemahannya keliru atau melenceng dari maksud top manajer, maka arah pelaksanaan operasional akan melenceng dari sasaran awal.
Demikian juga saat diteruskan ke level yang lebuh bawah, karena saat sampai di pelaksana instruksi akan diinterpretasikan secara teknis.
Pendekatan kedua disebut dengan ''Management by Objective'' atau MBO. Pendekatan MBO penentuan tujuan organisasi tidak hanya dilakukan oleh pimpinan saja, tetapi juga oleh karyawan. Penentuan sasaran-saran dilakukan secara bersama sama oleh manajer dan karyawan.
Dengan dilibatkan dalam membuat sasaran, karyawan akan merasa dihargai sehingga akan memacu produktifitas. Selain itu, Model MBO akan memacu karyawan untuk ikut berfikir dan berkreatifitas.
Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, pendekatan ini membutuhkan lebih banyak waktu karena harus melakukan negosiasi, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis.
Kedua, berkurangnya kerjasama tim karea adanya kecenderungan karyawan untuk berfokus pada sasarannya saja tanpa memperdulikan rekan kerja yang lain. Apalagi jika penedekatan MBO hanya dijadikan formalitas saja dan tetap yang mengambil keputusan adalah top manager.
Dokumen perencanaan merupakan dokumen yang digunakan sebagai acuan dan skema pencapaian tujuan. Perencanaan biasanya meliputi jadwal, ketersediaan sumber daya, prioritas pengerjaan, dan cara eksekusinya.
Rencana bisa dikelompokan menurut cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya.
Menurut cakupannya, rencana dapat di kelompokan kedalam rencana strategis, rencana operasional, dan rencana teknis. Rencana Strategis bersifat global dan menyangkut seluruh aspek dan lapisan organisasi.
Menurut kurun waktunya, rencana dapat dikelompokan menjadi rencana jangka panjang, jangka menengah, dan jangka pendek. Rencana jangka panjang biasanya memiliki kurun waktu 3 sampai lima tahun, sedangkan rencana jangka pendek meliputi jangka waktu satu tahun atau kurang.
Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki ''intermediate time frame'' atau rencana jangka menengah.
Berdasarkan spesifikasinya, rencana dikelompokan menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan ''guidelines'' secara umum, tidak mendetail. Contohnya seorang manajer memerintahkan karyawan meningkatkan profit 20%, namun dia tidak menyampaikan cara untuk melakukan itu.. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi.
Sedangkan rencana spesifik merupakan perencanaan yang lebih mendetail sampai cara melaksanakan rencana tersebut. Selain instruksi "meningkatkan profit 15%," manajer juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.
Berdasarkan frekwensi penggunaannya rencana dibagi menjadi ''single use'' dan ''standing''. Single-use plans merupakan rencana yang pelaksanaanya sekali saja. Seperti pembangunan gedung atau jumlah target penjualan. Sedangkan ''standing plans'' adalah rencana yang berjalan selama Tim atau unit tersebut berdiri. Sifat rencana ini biasanya berlangsung etrus menerus dan kontinyu.
Unsur Unsur Perencanaan
Secara sederhana Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang dengan rumus 5W1H yaitu :
Sifat Rencana Yang Baik
Rencana yang baik setidaknya harus memuat ciri-ciri sebagai berikut :
Perencanaan harus dirumuskan dengan cara yang sederhana dan jelas, sehingga mengurangi kemungkinan adanya mis interpretasi atau multi tafsir.
Fleksibel, Perencanaan harus bisa menyesuaikan dengan keadaan dan dinamika organisasi. Tidak bersifat kaku pada satu waktu saja. Jika ada perbahan kondisi baik internal atau eksternal organisasi, rencana dapat di sesuaikan agar bisa beradaptasi.
Stabilitas, perumusan rencana harus benar-benar matang sehingga jika ada perubahan yang terjadi di tengah jalan tidak mengganggu stabilitas keberlangsungan organisasi secara keseluruhan.
Menyeluruh, perencanaan dibuat menyeluruh untuk setiap komponen dan fungsi-fungsi dalam organisasi.
Kesimpulan
Perencanaan merupakan proses yang penting dan sangat dibutuhkan oleh manajer untuk menentukkan atau meramal hasil dari suatu kegiatan yang akan dilakukan.
Perencanaan yang dibentuk sebaiknya didasarkan pada sumber-sumber yang tersedia seperti : SDM, waktu, keuangan dan sumber lainnya yang mendukung pembentukan perencanaan tersebut.
Perencanaan yang dibentuk di rumah sakit atau ruang rawat sangat diperlukan untuk memudahkan pengambilan keputusan atau menentukkan intervensi keperawatan yang sesuai standar profesional. Oleh karena itu dalam membuat perencanaan sebaiknya dilakukan sesuai dengan kebutuhan.
